1. Warum es sich lohnt, in ruhige Arbeitsumgebungen zu investieren
2. Vom Großraumbüro zum Multispace-Büro – Tools zur Beruhigung der Arbeitsumgebung
3. Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten im Büro
4. Tipps zur Beruhigung der Arbeitsumgebung
5. Präsentation herunterladen: Handbuch zur Gestaltung zweckmäßiger Arbeitsumgebungen – Leitfaden zur Platzierung von Raum-im-Raum-Lösungen

1. Warum es sich lohnt, in ruhigere Arbeitsumgebungen zu investieren

Unterbrechungen, eine geschäftige Arbeitsumgebung und Lärm schwächen die Produktivität. Wenn die Konzentrationsfähigkeit ständig auf die Probe gestellt wird, lässt die Motivation selbst bei noch so inspirierenden Aufgaben nach.

Nicht alle Menschen reagieren jedoch gleich auf Störungen aus dem Umfeld: Der eine kann sich selbst am Tresen eines Cafés auf seine Schreibarbeiten konzentrieren, während sich ein anderer schon davon gestört fühlt, wenn ein Kollege seine Sitzhaltung auf dem Stuhl wechselt. Gespräche anderer können von der Arbeit ablenken, auch wenn das Thema fremd oder uninteressant ist. Störend wirken auch Geräusche beim Verzehren von Speisen, das Rascheln von Süßwarenverpackungen und das Verschieben von Einrichtungsgegenständen. In einem offenen Büroraum können sich Geräusche frei ausbreiten, und das wirkt sich negativ auf die Konzentrationsfähigkeit aus.

Wen man in seinen Gedanken ständig unterbrochen wird, wird es oft schwer oder sogar unmöglich, wieder zur Sache zu kommen. Dadurch kann es zu einem regelrechten Teufelskreis kommen: Wenn jemand ständig unterbrochen wird, schiebt er/sie die Aufgabe frustriert so lange wie möglich auf und macht sich erst an die Arbeit, wenn schon extremer Zeitdruck herrscht.

Eine Arbeitsumgebung, in der man sich nur unter hohem Stress konzentrieren kann, ist langfristig demotivierend und wenig hilfreich für das Erzielen der optimaler Ergebnisse.

Nach einer gedanklichen Unterbrechung dauert es etwa 15–20 Minuten, bis man wieder konzentriert bei der Sache ist, und wenn man täglich mehrfach unterbrochen wird, geht viel produktive Arbeitszeit verloren. Eine Studie hat ergeben, dass bei häufigen Störungen täglich sogar 3–5 Stunden relativ unproduktiv sind.

Die Arbeitsumgebung wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Bediensteten aus. Unruhe und Lärm versetzen den Organismus in Stressmodus. Ständiger Stress macht selbst einen Traumjob zum Albtraum und Motivationskiller. Vor allem Bedienstete, die anspruchsvolle Kopfarbeit leisten sollen, leiden darunter, wenn sie in offenen Büroräumen bei Bedarf keine Ruhe und keine lärmberuhigten Bereiche für konzentriertes Arbeiten finden.

Andererseits sind es gerade Arbeitsumgebungen, die offene Gespräche und Interaktionen fördern, die viele zu besseren Leistungen anspornen. Um bestmögliche Arbeitsbedingungen zu schaffen, gilt es also in erster Linie, unterschiedliche Arbeitsweisen zu unterstützen und Möglichkeiten sowohl für Gespräche als auch für konzentriertes Arbeiten zu bieten.

Offene Büroflächen lassen sich dadurch optimieren, dass man lärmberuhigte Zonen für konzentriertes Arbeiten einrichtet. Eine Arbeitsumgebung, die dazu beiträgt, bei der Sache zu bleiben, fördert die Produktivität und Motivation der Bediensteten.

Unterschiedliche Bedürfnisse lassen sich berücksichtigen, indem man den Raum in verschiedene Zonen einteilt und für diese bestimmte Verhaltensregeln vereinbart. Dadurch können sowohl Kopfarbeiter als auch häufig telefonierende Vertriebsangestellte in ein und demselben Büro arbeiten.

2. Vom Großraumbüro zum Multispace-Büro – Tools zur Beruhigung der Arbeitsumgebung

Was man unter einem Multispace-Büro zu verstehen hat

Unter Multispace-Büro versteht man ein Büro, in dem sich verschiedene Räume (Raum-im-Raum-Lösungen) und Zonen für die unterschiedlichen Bedürfnisse der Bediensteten befinden.

Im Gegensatz zu Großraumbüros bieten Multispace-Bürolandschaften mehr als offene Büroflächen. Ein sorgfältig geplantes Multispace-Büro verbessert die Flächennutzung, fördert die Kommunikation und bietet Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten.

Standardlösungen für Multispace-Büros gibt es nicht, denn ausschlaggebend für eine optimale Konfiguration sind die Bedürfnisse und Wünsche der Bediensteten.

Wie man sich in einem Großraumbüro Multispace-Eigenschaften zunutze machen kann

1. Die Bedürfnisse der Benutzer ermitteln
Wenn der Alltag in einem Großraumbüro von einer allgemeinen Unruhe geprägt ist, empfiehlt es sich, zuerst die Bediensteten nach ihren Wünschen zu befragen. Thematisieren Sie offen, was alles ein konzentriertes Arbeiten beeinträchtigt: Ist es häufig oder nur gelegentlich schwer, sich zu konzentrieren, und was für Lösungen wünschen sich die Bediensteten für das Problem.

2. Rückzugsräume (Raum-im-Raum-Lösungen) einführen
Mit Hilfe von Rückzugsräumen lassen sich die Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten schnell verbessern, und zwar ohne aufwendige Renovierungen! Je nach Art der Arbeitsaufgaben kann man zu diesem Zweck lärmberuhigte Bereiche oder Räume einführen oder störende, geräuschvolle Arbeiten in andere Räume wie Telefonzellen oder Besprechungsräume verlegen. Rückzugsräume bieten die Möglichkeit, sich bei Bedarf seinen Arbeitsplatz nach der jeweils anliegenden Aufgabe zu wählen und beruhigen auch die Arbeitsumgebung drum herum.

3. Gemeinsame Spielregeln vereinbaren
Paravents zwischen den Schreibtischen und Zonen reduzieren den Geräuschpegel und vermitteln das Gefühl von Diskretion. Gemeinsam genutzte Räume lassen sich auch beruhigen, indem man vereinbart, wie man sich dort verhalten sollte. Versuchen Sie einmal, ob sich der Geräuschpegel verringert, wenn Telefongespräche und Gespräche in bestimmte Bereiche des Büros oder dafür vorgesehene Rückzugsräume verlegt werden. Oder würde eine Regel helfen, nach der Bedienstete, die Kopfhörer tragen, nicht gestört werden sollen?

3. Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten im Büro

Rückzugsräume, auch Raum-im-Raum-Lösungen genannt, sind Telefonzellen, Arbeitsräume, Besprechungsräume, Schreibräume oder Ruheräume. Sie haben die Wahl.

Rückzugsräume sind eine praktische Lösung zur Verbesserung der Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten im Büro. Schon ein einziger, für den größten Bedarf vorgesehener und leicht zugänglich platzierter Rückzugsraum kann die Unruhe im Büro wesentlich reduzieren.

Um zu gewährleisten, dass die Rückzugsräume von möglichst vielen Bediensteten benutzt werden können, empfiehlt es sich, Nutzungsregeln zu vereinbaren. Eine Telefonzelle sollte beispielsweise nicht stundenlang für individuelle Schreibarbeiten belegt werden. Auch wenn schon ein einziger Rückzugsraum gute Dienste als Erste-Hilfe-Lösung leisten kann, ist es sinnvoll, auf einmal eine hinreichende Anzahl von Raum-im-Raum-Lösungen zu beschaffen, um sicherzustellen, dass bei Bedarf jedem ein solcher Raum zur Verfügung steht.

Welche Probleme Rückzugsräume lösen können

In einer unruhigen Arbeitsumgebung lässt sich die Situation verbessern indem man Telefonzellen und Besprechungsräume aufstellt, oder alternativ den Bediensteten die Möglichkeit bietet, sich für konzentriertes Arbeiten in dafür vorgesehene Arbeitsräume zurückzuziehen. Der Verwendungszweck sollte der Art der zu verrichtenden Aufgaben gerecht werden: Dynamische Vertriebsbedienstete haben andere Bedürfnisse als konzentriert arbeitende Sachverständige. 

Arbeitsräume, Besprechungsräume und Telefonzellen bringen Ruhe in die Geschäftsräume. Ein Ruheraum wiederum bietet die Möglichkeit für kurze Erholungspausen: ein eigener Ort nur zum Ausruhen und Akkuladen. Programmierräume – zum Schreiben und Editieren eingerichtete Rückzugsräume – helfen, wenn die Arbeit ungestörte Konzentration erfordert.

Die Flexibilität der Bürolandschaft lässt sich auch durch unterschiedlich große Raum-im-Raum-Lösungen verbessern. Ein Rückzugsraum für eine Person wird eher seinem Verwendungszweck entsprechend, z. B. für Telefongespräche, verwendet. Ein Rückzugsraum für zwei Personen eignet sich bei Bedarf zum Telefonieren, ein Meeting unter vier Augen oder als Arbeitsraum. Eine noch flexiblere Lösung ist ein großer Besprechungsraum, in dem bei Bedarf auch Standup-Meetings mit vier Teilnehmern abgehalten werden können.

Bevor man sich Rückzugsräume zulegt, sollte man sich überlegen, auf welche Bedürfnisse man damit eingehen will. Sind die Bedürfnisse der Bediensteten hinreichend bekannt, lässt sich ein Großraumbüro mit Raum-im-Raum-Lösungen mühelos und wirksam in eine angenehmere Multispace-Bürolandschaft verwandeln. 

Eigenschaften von Rückzugsräumen

Bei Rückzugsräumen sind drei Eigenschaften besonders wichtig:

• Schallisolierung
• Belüftung
• Beleuchtung

Je nach Verwendungszweck dient ein Rückzugsraum dazu, dass keine Hintergrundgeräusche in den Raum dringen oder dass die Geräusche nicht aus dem Raum in die umliegende Bürolandschaft dringen. Effizientes Arbeiten erfordert eine gute Belüftung für einen klaren Kopf sowie eine zweckmäßige Beleuchtung, die z. B. Spiegelungen auf dem Bildschirm verhindert. Ein kurzer Blick auf die transparente Glaswand, und schon weiß man, ob der Raum belegt ist. Bei Bedarf lässt sich eine Glaswand mühelos bekleben, um externe visuelle Impulse zu reduzieren und dadurch noch mehr Ruhe in den Raum zu bringen.

Solo

Diskretion und Ruhe für ungestörte Telefongespräche

Duo

Für konzentriertes Arbeiten, alleine oder zu zweit und für Videokonferenzen

Team

Hochwirksam schallisolierter Konferenzraum für 2-4 Personer

4. Tipps zur Beruhigung der Arbeitsumgebung

Verhaltensregeln (und deren Einhaltung) beruhigen die Arbeitsumgebung

Gemeinsam vereinbarte Regeln für die Arbeit in einer offenen Bürolandschaft und die Nutzung der Rückzugsräume erleichtern den Alltag und bilden die Voraussetzungen für ein produktives Arbeiten.

Hier einige Beispiele, was die Spielregelliste eines leistungsfähigen Büros enthalten könnte:

• Gibt es im Büro eine separate lärmberuhigte Zone, bleiben dort Telefone und sonstige Benachrichtigungen stummgeschaltet. In der lärmberuhigten Zone sind keine Gespräche mit Teammitgliedern und keine Telefongespräche zulässig.
  
  
• Telefongespräche, Videokonferenzen und Standup-Meetings finden in Telefonzellen oder anderen dafür vorgesehenen Räumen statt. Allein dadurch wird es in der offenen Bürolandschaft schon ruhiger, auch wenn es dort immer noch möglich ist, sich zu unterhalten.
  
  
• In offenen Arbeitsbereichen finden keine Konferenzen oder Besprechungen statt. Konferenz- und Besprechungsräume oder sogar Pausenräume eignen sich besser für Besprechungen als ein offener Büroraum, in dem jeder versucht, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren.
  
  
• In Rückzugsräumen tätige Teammitglieder dürfen nicht gestört werden. Diese Regel kann auch auf andere Bereiche ausgeweitet werden, indem man beispielsweise eine „Fokuszone“ definiert, in der niemand gestört werden darf. Dasselbe Störverbot kann auch für Teammitglieder gelten, die bei der Arbeit Kopfhörer tragen.
  
  
• Für Rückzugsräume können flexible Nutzungszeiten vereinbart werden. So kann man beispielsweise empfehlen, sich für ununterbrochen mehr als eine Stunde dauernde Arbeitsphasen in einen lärmberuhigten Bereich oder Besprechungsraum zurückziehen. Schon eine ganze Stunde ungestört produktiv arbeiten zu können, hilft häufig dabei, besonders dringliche Aufgaben zu erledigen.
  
  
• Die Rückzugsräume sind für eine leichte Zugänglichkeit möglichst in der Nähe der Schreibtische zu platzieren.
  
  
• Mit Hilfe der Einrichtung kann der Rückzugsraum so an den vorgesehen Verwendungszweck angepasst werden, dass er die Bediensteten zu sachgemäßer Nutzung anregt. Dient ein Rückzugsraum als Ruheraum, sollte die Einrichtung möglichst leger sein und die Belegschaft motivieren, den Raum für den vorgesehen Zweck zu benutzen und nicht als Telefonzelle oder Arbeitszimmer.