Ein Multispace-Büro spart Geld und Nerven – Tipps für Ihre Planung

Die Digitalisierung, neue Arbeitsmethoden und neue Organisationsstrukturen beschleunigen die Entwicklung der Arbeitsumgebungen.

Bei den Geschäftsräumen zeigt dies darin, welche Eigenschaften die Benutzer von den Räumen erwarten und wie diese genutzt werden.

Niedrige Nutzungsgrade erhöhen die Kosten für die Geschäftsräume.

Da man heute häufiger vom Homeoffice aus arbeitet als früher, sind bei vielen Unternehmen die Kosten für die Geschäftsräume im Verhältnis deren Nutzungsgrad zu hoch. Dies wurde nach einer Studie in Finnland bereits 2014 festgestellt. Damals waren in Helsinki durchschnittlich 23 qm pro Arbeitsplatz vorgesehen.

Die Bediensteten saßen allerdings nicht Tag für Tag und von morgens bis abends an ihren Schreibtischen, sondern besuchten Kunden, saßen in Meetings, arbeiteten im Homeoffice oder machten Kaffeepausen. Der durchschnittliche Nutzungsgrad der Arbeitsplätze lag bei 50 % und der der Besprechungsräume bei 40 %. Gleichzeitig zählten in Helsinki die Kosten für die Geschäftsräume zu den weltweit höchsten (Rang 15). Die ungenutzten Quadratmeter waren also alles andere als billig.

Großraumbüros reduzieren die Kosten, aber auch die Produktivität

Man erkannte also die Möglichkeit, durch eine effizientere Raumnutzung einen großen Batzen Geld zu sparen. Und so begann man in vielen Büros, an der pro Arbeitskraft vorgesehenen Fläche zu sparen, indem man die Zwischenwände abriss. Es entstanden Multifunktionsbüros – Großraumbüros, in denen in ein und demselben Raum verschiedene Aufgaben erledigt wurden. Durch solche Lösungen konnte man zwar die Raumnutzung effektivieren, andererseits brachten sie aber neue Probleme wie Konzentrationsschwierigkeiten und rückläufige Produktivität mit sich.

Jeden Quadratmeter zu nutzen, reicht alleine jedoch noch nicht aus. Nicht die Quadratmeter im Büro schaffen Mehrwerte, sondern die dort Bediensteten. Die logische Konsequenz war also, dass man Geschäftsräume entwickelte, die den Bedürfnissen ihrer Benutzer gerecht werden.

Multispace-Büros – konzentrierteres Arbeiten auf weniger Quadratmetern

Die Lösung für diese Herausforderung fand sich in Multispace-Büros – Geschäftsräumen mit Zonen für unterschiedliche Verwendungszwecke. Derartige Lösungen lassen sich mit 10–15 qm pro Arbeitskraft realisieren, also etwa der Hälfte der Fläche, die herkömmliche Büros erfordern.

Räume nach ihrem Verwendungszweck zu planen, ist im Grunde nichts Neues, wenn man bedenkt, dass es in unseren Wohnungen schon lange für jede Funktion wie Schlafen, Kochen, Beisammensein und konzentriertes Arbeiten eigene Flächen gibt. Bei Geschäftsräumen wird diese Idee in Form von Multispace-Bürolandschaften umgesetzt.

In Multispace-Bürolandschaften gibt es funktionsspezifische Zonen, in denen die Bediensteten den für die jeweils anstehende Aufgabe geeignetsten Raum wählen können. Um sicherzustellen, dass die Räume tatsächlich für den geplanten Zweck verwendet werden, braucht man neben neuen Raumlösungen auch aktualisierte Arbeitsweisen und Spielregeln. Hier ein Beispiel:

• In der Zone für ungestörtes Arbeiten bleiben die Handys aus- oder stummgeschaltet und man unterhält sich nicht mit anderen Bediensteten.
• Um zu telefonieren, begibt man sich in eine schallisolierte Telefonzelle.
• Schnelle Standup-Meetings und Videokonferenzen werden in eigens dafür vorgesehenen Räumen abgehalten.
• Größere Meetings werden in Besprechungsräumen abgehalten.
• Die Arbeitsplätze in der Zone für lärmberuhigtes Arbeiten kann man nicht für sich alleine beanspruchen. Wenn man den Raum z. B. für mehr als eine Stunde verlässt, nimmt man seine Sachen mit und gibt den Raum so für andere frei.

Wer in einer für Teamarbeiten vorgesehenen Zone arbeitet, signalisiert dadurch automatisch, dass er für Gespräche zur Verfügung steht. Diese Umgebung ermöglicht Teammitgliedern einen schnellen Gedankenaustausch, ohne formelle Meetings einberufen zu müssen. Die Möglichkeit, sich auch privat auszutauschen führt in vielen Fällen auch zu einer Verstärkung des Teamgeists. Eine reibungslose Kommunikation, Kooperation und sozialer Zusammenhalt sind Grundlagen für eine leistungsfähige Organisation, vor allem, wenn man auch die Möglichkeit hat, sich bei Bedarf in einen lärmberuhigten Raum zurückzuziehen, um konzentriert arbeiten zu können.

In einer Gruppenarbeitszone arbeitende Vorgesetzte sind für die Mitglieder ihrer Teams leicht anzusprechen. Sie brauchen sich keine Gedanken zu machen, ob die Tür offen ist oder nicht, wenn auch der Vorgesetzte mit der Wahl des Arbeitsplatzes signalisiert, ob er beschäftigt oder ansprechbar ist.

Dennoch gibt es auch für Multispace-Büros keine Allerweltslösungen. Es ist wichtig, sich die branchenspezifischen Unterschiede bewusst zu machen: Was für das Vertriebspersonal funktioniert, eignet sich nicht unbedingt auch für Wirtschaftsprüfer. Durch eine sorgfältige Planung lassen sich jedoch für alle Benutzergruppen adäquate Multispace-Bürolandschaften konfigurieren.

Zunächst sollte man sich überlegen, welche Arten von Aufgaben im Büro zu erledigen sind, ob diese Arbeiten tatsächlich alle im Büro erledigt werden müssen und ob eventuell auch Telearbeit in Betracht kommt.

Danach kann man sich überlegen, wie viele Bedienstete die gleichen oder ähnliche Aufgaben erledigen. Auf diese Weise kann ermittelt werden, wie viele Zonen man in den Geschäftsräumen braucht und wie viel Platz man dafür reservieren muss. Die Benutzerfreundlichkeit eines Multispace-Büros hängt davon ab, wie hoch die Paravents sind, wo und wie viele Akustikplatten installiert wurden und wie die Schreibtische angeordnet sind. Besonders wichtig ist eine hinreichende Anzahl an Rückzugsräumen und dass man tatsächlich auch die Möglichkeit hat, sich in einen zurückzuziehen.

Multispace-Büros zeichnen sich auch durch ihr modernes Erscheinungsbild aus: Sie sind geräumiger als herkömmliche Geschäftsräume mit Einzelbüros, bieten aber mehr Diskretion als Großraumbüros. Das Multispace-Büro-Konzept bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Präsentation des Firmenimages. Da die Besucher schnell einen Überblick über die Geschäftsräume bekommen, lässt sich, beispielsweise mit Aufklebern an den Wandflächen, die Corporate Identity effizienter vermitteln.

Der größte Vorteil von Multispace-Büros ist jedoch, dass allen Bediensteten stets ein ihren Bedürfnissen entsprechender Arbeitsplatz zur Verfügung steht, auch wenn sich die Terminpläne einmal ändern.