In einer unruhigen Arbeitsumgebung Kopfarbeit zu leisten, schwächt die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit

Bei körperlichen Arbeiten sind von einem selbst oder von anderen verursachte Geräusche meist unvermeidbar. Bei geistigen Arbeiten ist genau das Gegenteil der Fall.

Es ist schwer für einen Sachverständigen, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren, wenn sich in unmittelbarer Nähe andere Bedienstete unterhalten. Wenn man jemanden sprechen hört, will man – unabhängig vom Gesprächsthema – unweigerlich wissen, worum es geht.

Mangelnde Konzentration schwächt die Produktivität.

Gespräche anderer sind aber nicht die einzigen Störfaktoren in der Arbeitsumgebung. Die Konzentration lässt auch bei Geräuschen nach, die einen aufhorchen lassen und aus dem Gedankengang herauskatapultieren: Renovierungsgeräusche, Schritte, Handy-Klingeltöne, das Rascheln beim Auspacken eines Energieriegels usw. Nicht jeder horcht bei den gleichen Geräuschen auf. Während manche Beschäftigten sich selbst von großer Unruhe nicht stören lassen, bevorzugen andere absolute Stille.

In Multifunktionsbüros, sprich Großraumbüros, ist es nachweislich schwer, Kopfarbeit zu leisten. Der Grund dafür liegt auf der Hand: In offenen Büroräumen können sich Geräusche frei ausbreiten und sind auch in großer Entfernung noch hörbar.

Unterbrechungen schwächen die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit

Untersuchungen haben ergeben, dass es etwa 15 Minuten dauert, bis man nach einer Unterbrechung wieder das ursprüngliche Konzentrationsniveau erreicht. Das bedeutet, dass schon vier kurze Unterbrechungen am Tag genügen, um eine Stunde effektive Arbeitszeit zu verlieren.

Dabei sind vier Unterbrechungen am Tag nicht gerade viel. Wie oft hört ein Sachverständiger pro Tag: „Hätten Sie einen Moment, es dauert nicht lange?“ Und wie oft wird man von Telefonanrufen, E-Mails oder Kurzmitteilungen in seinen Gedanken unterbrochen? Da kommt bei vielen geistig arbeitenden Menschen an einem Arbeitstag so einiges an Unterbrechungen zusammen.

Neben einem Leistungsverlust und Konzentrationsproblemen macht sich das alles auch in der Mitarbeiterzufriedenheit bemerkbar. Die Arbeit des Sachverständigen will nicht so richtig vorankommen und um alles erledigt zu bekommen, müssen vielleicht abends und an Wochenenden Überstunden gemacht werden. Der Stress nimmt zu, und die Arbeit kommt einem anstrengender vor als sie eigentlich ist.

Im schlimmsten Fall sucht sich unser Sachverständiger früher oder später einen anderen Arbeitgeber, sodass die für Kopfarbeit ungeeignete Arbeitsumgebung dem Arbeitgeber doppelte Kosten verursacht: für die fehlende Leistung und den Kompetenzverlust.

Mieter erwarten Geschäftsräume, in denen man ungestört arbeiten kann

Um dem Raumbedarf der Bediensteten besser gerecht zu werden, bleiben dem Arbeitgeber zwei Alternativen: neue, bessere Geschäftsräume zu suchen oder die vorhandenen weiterzuentwickeln. Vermieter sind gut beraten, zu überlegen, welche räumliche Bedürfnisse die derzeitigen und künftigen Kunden haben und inwiefern die vorhandenen Geschäftsräume diesen gerecht werden.

Im Idealfall lassen sich die Räumlichkeiten an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Für Kopfarbeit ist es wichtig, hinreichend lärmberuhigte Räume und eindeutige Spielregeln für deren Nutzung zu haben, um eine ungestörte und konzentrierte Arbeiten zu ermöglichen. In diesen Räumen bleiben die Handys stummgeschaltet, man führt keine unnötigen Gespräche und stört die dort Arbeitenden auch nicht anderweitig.

Stehen hinreichend lärmberuhigte Räume zur Verfügung und die Spielregeln für deren Nutzung werden eingehalten, gibt es auch weniger störende Geräusche und damit verbundene negative Auswirkungen. Gelegentlich brauchen jedoch auch Kopfarbeiter für Gruppenarbeiten geeignete Räume wie z. B. Besprechungsräume, Diskussionsecken oder offene Räume, in denen Gespräche zulässig sind.

Vom Multifunktionsbüro zum Multispace-Büro

Moderne Büroräume nennt man Multispace-Büros Multifunktionsbüros und Multispace-Büros unterscheiden sich grundlegend voneinander. Ein Multifunktionsbüro dient vielen verschiedenen Funktionen, während es in Multispace-Büros für verschiedene Aufgaben geeignete Räume gibt.

Die langfristig beste Art, einen Raum schnell und effektiv zu aktualisieren, ist es, diesen mit Hilfe von flexibel modifizierbaren Raumlösungen in Zonen einzuteilen. Darüber hinaus – oder wenn möglichst wenig räumliche Veränderungen vorgenommen werden sollen – kann man die Räume je nach Bedarf durch Rückzugsräume ergänzen.

Module-Räume, zum Beispiel, können abgebaut, eingelagert und neu aufgebaut werden. Dadurch können Sie Ihren Kunden genau die richtige Anzahl an Rückzugsräumen zur Verfügung stellen, seien es Telefonzellen, Besprechungsräume oder Arbeitsräume.