Produktiver arbeiten mit Zeitmanagement – vier Methoden zur Gestaltung Ihres Arbeitstags

Schweifen Ihre Gedanken öfter ab? Wenn der ganze Arbeitstag mit „Feuerlöscharbeiten“ vollgestopft ist, kann man nicht einfach einen Schalter umlegen und auf Aufgaben umschalten, die absolute Konzentration erfordern. Liegen zu viele Arbeiten an und im Kopf geht es drunter und drüber, bleibt die Produktivität leicht auf der Strecke.

Auch wenn dringliche Aufgaben die besten Plätze auf der Prioritätsliste erobern, ist es wichtig, Zeit für große Projekte, zum Nachdenken und für intensives individuelles Arbeiten zu reservieren. Die Produktivität lässt sich außer durch Zeitmanagement auch mit verschiedenen Hilfsmitteln verbessern. 

Wir haben uns vier beliebte Hilfsmittel angeschaut, die dabei helfen, fokussiert zu bleiben und dem Arbeitstag eine sinnvolle Struktur zu verleihen.

Zehn-Minuten-Regel – wenn es schwer fällt, große Arbeiten anzupacken

Die erste Regel eignet sich vor allem für Multitasker, besonders tatkräftige Menschen und Morgenaktive. Konzentrieren Sie sich zum Tagesbeginn zehn Minuten lang auf die Aufgabe, die Ihnen als erstes einfällt und die Sie anpacken sollten. Manchmal kommen einem zehn Minuten unendlich lang vor, und ein anderes Mal wächst die Motivation länger daran zu arbeiten. So haben Sie dann auch an schwierigen Tagen immerhin schon eine wichtige Aufgabe in Angriff genommen.

Bei der Zehn-Minuten-Regel ist es wichtig, gleich zu Tagesbeginn mit diesen konzentrierten 10 Minuten zu beginnen. Schauen Sie noch nicht auf Ihre To-do-Liste oder wie viele E-Mails eingegangen sind. Konzentrieren Sie sich ganz darauf, was Ihnen heute wichtig erscheint.

Pomodoro-Technik – wenn Sie produktiv arbeiten möchten

Die Pomodoro-Technik unterstützt das Zeitmanagement und die Produktivität. Dieses Tool kann für Sie auch dann hilfreich sein, wenn Sie Ihre Aufgabenliste und Prioritäten schon im Griff haben.

Beim Pomodoro-Verfahren konzentriert man sich 25 Minuten lang ohne Unterbrechung auf eine Aufgabe. Darauf folgt eine fünfminütige Pause. Nach vier 25-minütigen Arbeitsabschnittengönnt man sich also eine längere Ruhepause für eine Tasse Kaffee oder einen kleinen Imbiss.

Das Pomodoro-Verfahren erfordert zu Beginn etwas Disziplin, da es während der Arbeitsphase keine Unterbrechungen geben sollte. Deshalb: Überzählige Registerkarten im Browser oder der Software schließen und das Handy stummschalten. Zum Einhalten der Arbeits- und Ruhephasen können Sie einen Wecker oder einen kostenlosen Timer verwenden.

Bei Bedarf kann man die geleisteten Arbeitsabschnitte auflisten und den Aufgaben entsprechend benennen. Nach Ablauf des Tages die geleisteten Arbeiten konkret aufgelistet vor sich zu sehen, steigert das Gefühl der Produktivität und die Motivation. Zu Beginn kann man diese Technik zum Beispiel für umfangreichere Projekte oder besondere Konzentration erforderliche Arbeiten verwenden.

1-3-5-Methode – wenn Sie Arbeitsaufgaben priorisieren möchten

Um mit kleineren Aufgaben vollgestopfte To-do-Listen in den Griff zu bekommen, muss man priorisieren. Die 1-3-5-Methode ist ein vielseitiges Tool für das tägliche Aufgabenmanagement. 

Zum Tagesauftakt wählt man dabei immer eine große und wichtige Aufgabe, drei mittelgroße und fünf kleine Aufgaben. Diese Aufgaben sollten an einem Tag erledigt werden.

Liegen mehr als fünf kleine Aufgaben an, muss ein Teil an andere delegiert oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Danach gilt es, den Tagesablauf so zu planen, dass die effektivsten Stunden für die große Aufgabe reserviert werden. Mit dieser Methode machen Sie jeden Tag mindestens bei einer großen Aufgabe und häufig langfristig auch beim wichtigsten Projekt Fortschritte. Die Motivation steigt, wenn man mit wichtigen Projekten vorankommt.

Sie können die Methode auch mit der Pomodoro-Technik kombinieren: Reservieren Sie einfach an Ihrem Arbeitstag vier Pomodoros für Ihre wichtigste Aufgabe.

Eisenhower-Matrix – wenn Sie Arbeitsaufgaben sorgfältig kategorisieren möchten

Die Eisenhower-Matrix, auch Eisenhower-Methode genannt, basiert auf einer Bewertung der Dringlichkeit und Wichtigkeit von Arbeitsaufgaben. In der Matrix werden zu Beginn des Tages oder der Woche alle Aufgaben in vier Kategorien unterteilt.

Die Matrix kann hilfreich sein, wenn sich beispielsweise eine To-do-Liste mit unwichtigen Aufgaben zu füllen scheint, oder wenn Sie dazu neigen Aufgaben von anderen zu übernehmen. Durch eine Kategorisierung der Aufgaben lernen Sie, die tatsächlich wichtigen Arbeiten herauszufiltern und überzählige wegzulassen.

Nach dem Eintragen der Aufgaben in die Matrix gilt es, zu wählen auf welche man sich konzentriert. Für die Aufgaben der Kategorie 1 sollte man am meisten Zeit reservieren: Wichtiges und Dringendes wird häufig zuerst abgearbeitet. Dennoch sollten Sie auch Zeit für Aufgaben der Kategorie 2 reservieren, denn diese zählen langfristig zu den bedeutendsten Arbeiten. Für die letzte Kategorie sollte man überhaupt keine Zeit vergeuden.

Sind die Konzentrationstools im Griff, geht es an die externen Voraussetzungen für ein ungestörtes Arbeiten

Um ein produktives Arbeiten zu ermöglichen, sind eventuell kleinere Änderungen an den Arbeitsmethoden und der Arbeitsumgebung erforderlich. Selbst wenn Sie die Methoden für produktives Arbeiten im Griff haben, wird es Ihnen immer noch unmöglich sein, geistig anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen, wenn Sie ständig durch Lärm und visuelle Impulse bei der Arbeit gestört werden. Die Arbeitsumgebung muss deshalb so gestaltet sein, dass sie ein konzentriertes und ungestörtes Arbeiten ermöglicht. Mit Hilfe von Raum-im-Raumlösungen, sog.

Rückzugsräumen, lassen sich im Büro Zonen für verschiedene Bedürfnisse schaffen und selbst große offene Büroflächen beruhigen.

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