Zeit sparen durch Remote-Besprechungen – effiziente Kommunikation im Rückzugsraum

Im Kalender ist für 11.00 Uhr ein Besprechungstermin eingetragen.

Um 10.50 Uhr schnell noch die vorige Arbeit abschließen. Danach noch ein kurzer Blick auf die Tagesordnung und das Material für die bald beginnende Besprechung, schnell die Kaffeemaschine und Punkt 11 die Kamera einschalten. Nach einer Stunde ist die Besprechung zu Ende und Sie können sich an die nächste Aufgabe machen.

In einem anderen Szenario schaffen Sie es am Morgen gerade einmal die wichtigsten E-Mails zu lesen, bevor Sie sich auf den Weg zu der auf 11.00 Uhr angesetzten Besprechung machen. Für die Fahrt brauchen Sie wegen des allmorgentlichen Stop-and-Go-Verkehrs und der Suche nach einem Parkplatz mehr als eine Stunde. Hinter dem Steuer fällt die Vorbereitung auf die Besprechung eher mager aus. Die Besprechung endet um 12.00 Uhr, und mit etwas Glück schaffen Sie es in einer halben Stunde zurück ins Büro.

Bei welcher Alternative wird wohl die Zeit effizienter genutzt?

Eine einstündige Besprechung dauert in Wirklichkeit nur dann eine Stunde, wenn sie online stattfindet.

In den 2020ern trifft man sich online

Selbst wenn im Terminkalender nur einige Besprechungen pro Woche anstehen, kann einen das Dutzende von wertvollen Stunden kosten, wenn man zwischen den Besprechungen größere Strecken zurücklegen muss. Der Zeitaufwand für Geschäftsreisen ist aus heutiger Sicht eine ziemliche Verschwendung, wo sich doch dank moderner Technologie Meetings reibungslos veranstalten lassen, ohne das Büro verlassen zu müssen.

Remote-Besprechungen dauern außerdem für gewöhnlich nicht so lange wie Präsenz-Meetings. Die Arbeitszeit lässt sich aber nicht nur effizienter nutzen, weil weniger Dienstreisen anfallen, sondern auch weil die Bediensteten so konzentrierter arbeiten können: Einer Studie zufolge konzentrieren sich die Teilnehmenden von Videokonferenzen besser auf das anstehende Thema – weniger Multitasking also.

Eine im Vertrieb tätige Person, beispielsweise, kann in einer für Remote-Besprechungen geeigneten Umgebung doppelt so viele potenzielle Kunden „treffen“ wie wenn sie zu persönlichen Besuchen hin- und herfährt. Das erleichtert die Zusammenarbeit unter den Unternehmen und man kann künftig unabhängig vom Firmensitz Unternehmen als Partner oder Dienstleister wählen, die den jeweiligen Anforderungen am besten gerecht werden.

Für Remote-Besprechungen entwickelte Technologien tragen auch zu einer Verbesserung der firmeninternen Besprechungskultur bei. Die Zusammenarbeit, z. B. bei Planungsaufgaben oder bei der Bearbeitung von Dokumenten, lässt sich problemlos online realisieren. Gemeinsame Aufgaben lassen sich sogar effizienter erledigen als bei herkömmlichen Besprechungen, da alle Teilnehmenden dasselbe Material auf Ihrem Bildschirm haben und Änderungen in Echtzeit vornehmen und verfolgen können.

Ein Vorteil von Remote-Besprechungen rückte während der Pandemie 2020 besonders in den Vordergrund: Die Arbeit ist sicherer, wenn die Besprechungen im Netz stattfinden.

Wo Onlinebegegnungen stattfinden

Man kann Bedienstete zum Beispiel durch Veränderungen in der Arbeitsumgebung zu neuen Besprechungspraktiken motivieren.

Für eine optimale Besprechungsumgebung braucht man mehr als nur eine Internetverbindung.

Remote-Besprechungen sind persönlicher als Telefongespräche. Eine Remote-Besprechung mit einem ordentlichen Netzanschluss und Videoverbindung ist eine echte Begegnung.

Bei schlechter Beleuchtung vom heimischen Sofa aus geführte Videokonferenzen können allerdings qualitativ nicht mit Remote-Besprechungen in eigens dafür konzipierten und ausgestatteten Räumen mithalten. Vom eigenen Arbeitsplatz in offenen Bürolandschaften geführte Remote-Besprechungen wiederum stören die anderen Bediensteten und mangeln an der erforderlichen Diskretion und Ruhe. Andererseits kann man auch nicht gerade von einer effektiven Raumnutzung sprechen, wenn eine Person für eine Remote-Besprechung alleine in einem Besprechungsraum sitzt.

Auch wenn viele einen Großteil der Woche vom Homeoffice aus arbeiten, müssen in modernen Arbeitsumgebungen für Remote-Besprechungen geeignete Voraussetzungen gegeben sein. Die Voraussetzungen für ungestörtes und konzentriertes Arbeiten verbessern sich, wenn Remote-Besprechungen in eigens dafür vorgesehenen Räumen stattfinden.

Raum-im-Raum-Lösungen, sprich Rückzugsräume, sind perfekte Lösungen für Remote-Besprechungen.

Rückzugsräume für gelungene Remote-Besprechungen

In Rückzugsräumen abgehaltene Remote-Besprechungen sparen Zeit und Nerven. Für Remote-Besprechungen vorgesehene Räume gewährleisten die benötigte Diskretion und Ruhe und unterstützen gleichzeitig die Arbeit und Produktivität der gesamten Organisation.

Hochwertige Rückzugsräume sind so gut schallisoliert, dass keine Sprechgeräusche nach außen dringen – und auch keine nach innen. Gelungene Remote-Besprechungen beginnen mit einer sorgfältig geplanten Raumakustik und einer guten Netzverbindung.

Die Beleuchtung eines Rückzugsraums muss so ausgerichtet sein, dass keine Spiegelungen auf dem Bildschirm entstehen. Eine angenehme Beleuchtung ist auch bei Remote-Besprechungen vorteilhaft. Glaswände schaffen ein Gefühl von Weiträumigkeit und lassen der Umgebung kommendes weiches Licht durch.

Ein schallisolierter Rückzugsraum ist der perfekte Ort für Remote-Besprechungen in einer geschäftigen Bürolandschaft. Eine störungsfreie Umgebung erleichtert es, sich voll und ganz auf die anstehende Remote-Besprechung zu konzentrieren: Eine diskrete Arbeitsumgebung ermutigt die Teilnehmer zu einer offenen Kommunikation und minimiert Ablenkungen durch andere Tätigkeiten oder Störungen aus der Umgebung.