Wie Sie ein Multispace-Büro erfolgreich planen

1. Multispace-Büro zur Unterstützung moderner und flexibler Arbeitsweisen
2. Unterschiede zwischen Großraumbüro und Multispace-Büro
3. Wie der Übergang auf ein Multispace-Büro realisiert werden sollte
4. Tipps für die Planung Ihres Multispace-Büros
5. Laden Sie unsere kostenlose Präsentation „Platzierung von Raum-im-Raum-Lösungen“ herunter

1. Multispace-Büro zur Unterstützung moderner und flexibler Arbeitsweisen

Althergebrachte Vorurteile gegen Telearbeit und mobiles Arbeiten sind inzwischen überwunden. Heute wissen wir, dass man am besten dort arbeiten sollte, wo man dies am leichtesten und effektivsten tun kann.

Dank digitaler Lösungen haben immer mehr Büroangestellte die Möglichkeit zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. In der modernen Geschäftswelt wird nicht mehr die am Arbeitsplatz verbrachte Zeit gemessen, sondern die Leistung.

Häufig lässt sich durch mehr Flexibilität auch die Produktivität verbessern. Wer im Homeoffice arbeitet, spart die Fahrzeit von und zur Arbeit. Zeit, die man für produktive Arbeit oder Freizeitaktivitäten nutzen kann. Dasselbe gilt auch für Besprechungen: Ein zweistündiges Meeting dauert nur dann lediglich zwei Stunden, wenn man online daran teilnehmen kann. Persönliche Anwesenheit beansprucht von den Teilnehmern zusätzliche Zeit, die sich für andere Arbeiten nutzen ließe.

Nur wenige Menschen arbeiten am gleichen Ort von Tag zu Tag und von Stunde zu Stunde immer gleich effizient. Grundvoraussetzung für flexible Arbeitsweisen ist es, dass man den Bediensteten vertraut und der Gewissheit sein kann, dass alle ihre eigenen Arbeitsweisen am besten kennen. Gleichzeitig sollen jedoch innerhalb der Belegschaft die Kontakte aufrechterhalten und Co-Working gefördert werden. Wie wichtig Kommunikation im modernen Berufsleben ist, lernen viele erst durch praktische Erfahrungen.

Multispace-Büros sind Arbeitsumgebungen, die es ermöglichen, sowohl die Arbeitsweise als auch den Arbeitsplatz zu wechseln. Der Umstieg von einem Großraumbüro zu einem Multispace-Büro erfordert neben physischen Maßnahmen häufig auch neue Arbeitsweisen. Bezieht man die Bediensteten von Anfang an in den Umstrukturierungsprozess ein, kann der Umstieg sogar als Schritt auf dem Weg zu einer neuen Arbeitskultur dienen.

2. Unterschiede zwischen Großraumbüro und Multispace-Büro

Einzelarbeitsplätze: In einem Multispace-Büro werden den Beschäftigten keine festen, individuellen Einzelarbeitsplätze zugewiesen. Man wechselt den Platz einfach der jeweils anliegenden Aufgabe entsprechend: Schreibarbeiten werden in einem lärmberuhigten Raum und Brainstormings in einer für Gespräche vorgesehenen Zone durchgeführt. Die Beschäftigten können an einem Tag mehrere verschiedene Arbeitsplätze nutzen. Routinearbeiten werden häufig in offenen Bereichen durchgeführt, und für Besprechungen und Aufgaben, die konzentriertes Arbeiten erfordern, zieht man sich in einen Rückzugsraum, einen Besprechungsraum oder lärmberuhigte Räume zurück.
Ruhe für ungestörtes Arbeiten Das größte Problem in Großraumbüros ist die mangelnde Ruhe für ungestörtes, konzentriertes Arbeiten. In Multispace-Büros gibt es eigens dafür konzipierte Räume. In Multispace-Bürolandschaften werden häufig lärmberuhigte Zonen eingerichtet, in denen Gespräche untersagt und die Telefone stummgeschaltet sind. Den Bediensteten müssen hinreichend Rückzugsräume wie z. B. Telefonzellen und Besprechungsräume zur Verfügung stehen, in die man sich bei Bedarf für geräuschvolle Arbeiten kurzerhand zurückziehen kann, um andere nicht zu stören. Darüber hinaus muss es für die Arbeit in einem Multispace-Büro eindeutige Verhaltensregeln und Anweisungen geben.
Interaktion: Multispace-Büros sind Raumlösungen, die die Bediensteten dazu anregen, in den dafür vorgesehenen Zonen zu kommunizieren und zu kooperieren. In offenen, für Arbeiten in Teams vorgesehenen Bürozonen kann man uneingeschränkt reden und sich bewegen. Dennoch braucht man in einer gemeinsam genutzten Arbeitsumgebung auch in Interaktionsbereichen gewisse Regeln. So sollten z. B. die Bediensteten deutlich kommunizieren, wenn sie nicht angesprochen werden möchten. Zu diesem Zweck können bestimme Zonen und Regeln eingeführt werden. In offenen Zonen sind Gespräche zwar generell zulässig, doch für Telefongespräche und Besprechungen gibt es in der Nähe auch Rückzugsräume. Durch Platzwechsel und mobiles Arbeiten kommt es zu spontanen Begegnungen, die es auch normalerweise in anderen Abteilungen arbeitenden Bediensteten ermöglicht, Informationen und Ideen auszutauschen.
Besprechungen In einem Multispace-Büro brauchen Bedienstete für Besprechungen nicht unbedingt im Voraus einen Raum zu reservieren, um sich darin zurückziehen zu können, denn: In einem Multispace-Büro ist es einfacher und flexibler, Besprechungen zu organisieren und passende Termine und Orte zu finden. Hier gibt es für Teamarbeit vorgesehene Zonen, in denen man alles vorfindet, was man für die Teamarbeit braucht. Nehmen an einer Besprechung mehrere Personen teil, können sie sich auch in einen Rückzugsraum nehmen.
Vertraulichkeit: In einem Großraumbüro ist es häufig schwer, einen Ort für vertrauliche Gespräche oder Telefonate zu finden. Paravents sind zwar gute Raumteiler, bieten aber keine Privatsphäre. Obwohl ein Paravent lediglich Sichtschutz, aber keine Schallisolierung bietet, führen viele Bedienstete andere bei ihrer Arbeit störende Telefongespräche und Videokonferenzen. Um vertrauliche Gespräche zu ermöglichen, gibt es in einem sorgfältig geplanten Multispace-Büro hinreichend schallisolierte Rückzugsräume. Darüber hinaus benötigt man für Aufgaben, für die besonders hohe Anforderungen in Sachen Vertraulichkeit und Datenschutz gestellt werden, private Räume.
Produktivität: Es arbeitet sich produktiver, wenn man nicht ständig unterbrochen wird. Studien haben gezeigt, dass Bedienstete nach dem Umstieg von einem Großraumbüro auf ein Multispace-Büro eine Produktivitätssteigerung von mehreren Dutzend Prozent wahrnahmen. In einer sinnvollen Arbeitsumgebung ohne Unterbrechungen zu arbeiten, ermöglicht eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit und bessere Ergebnisse.

3. Wie der Übergang auf ein Multispace-Büro realisiert werden sollte

1. Spezifizieren Sie die Motive und Ziele für den Übergang.

Welche Probleme gilt es, mit dem Übergang auf eine Multispace-Bürolandschaft zu lösen? Geht es um mangelnde Ruhe für konzentriertes Arbeit oder um einen Bedarf an Räumen für kreative Teamarbeit und Gespräche. Welche Ziele haben Sie mit der Umstellung?

2. Bilden Sie ein Raumplanungsteam

Binden Sie die Benutzer von Anfang an in die Planung ein. Für eine gelungene Umstellung ist es sinnvoll, neben täglich in den Räumen tätige Benutzer auch mobile Bedienstete in das Team aufzunehmen, die typischerweise nur zeitweilig im Büro abreiten. Mit der Bildung des Teams beginnt auch das Change-Management: Durch die Möglichkeit, sich bereits in der Planungsphase einzubringen, reduziert sich der Widerstand der Benutzer gegen die Veränderungen.

3. Wer benutzt die Räume und wie?

Aufgabe des Raumplanungsteams ist es, Benutzerprofile für die Räume zu erstellen und zu identifizieren, welche Arbeitsweisen im Büro praktiziert werden. Das Team legt gemeinsam fest, welche Arbeitsweisen im Multispace-Büro unterstützt werden sollen. Multispace-Büros sind immer Unikate mit einer unterschiedlichen Anzahl von lärmberuhigten Räumen, Rückzugsräumen und Besprechungsräumen.

Vereinbart wird außerdem auch, welche Arten von Interaktionen jeweils unterstützt werden sollen. So lässt sich beispielsweise aus der Größe der Arbeitsbereiche schließen, ob die Arbeitsumgebung in erster Linie gegenseitige Kommunikation fördert oder effiziente Einzelarbeit. Bei der Planung sollte nach Möglichkeit auch eine virtuelle Arbeitsumgebung berücksichtigt und parallel zur physischen weiterentwickelt werden.

4. Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung der Arbeitsumgebung die Arbeitskultur des Unternehmens.

Aus der Arbeitsumgebung lassen sich Rückschlüsse auf das Unternehmen und die Arbeitskultur ziehen. Die Entwicklung der Arbeitskultur und Arbeitsumgebung verläuft oft parallel. Welche Art von Kultur vermitteln die derzeitigen Geschäftsräume, und welche Geschichte soll die künftige Multispace-Bürolandschaft erzählen? Was schätzen die Bediensteten an der physischen Arbeitsumgebung? Inwiefern kann ein Multispace-Büro dazu beitragen, die Arbeitskultur in die gewünschte Richtung zu lenken?

5. Kommunikation und Einbindung

Je effizienter die Veränderung den Benutzern der Räume vermittelt wird, desto reibungsloser verläuft die Umstellung auf die neuen Raumlösungen. Es empfiehlt sich, den Benutzern der Räume die Möglichkeit zu geben, sich zu den neuen Plänen zu äußern und ggf. Rückzugsräume im Voraus zu testen.

Die neue Arbeitsumgebung wird einhergehend mit neuen Regeln und Anweisungen in Gebrauch genommen. Multispace-Büros können nur dann optimal funktionieren, wenn allen Bediensteten bewusst ist, welcher Raum für welchen Verwendungszweck vorgesehen ist und wie sie ihre eigene Arbeit entsprechend anpassen können.

Die Bürolandschaft sollte kontinuierlich an veränderliche Bedürfnisse angepasst werden. Denken Sie deshalb daran, regelmäßig um Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge zu bitten.

4. Tipps für die Planung Ihres Multispace-Büros

Paravents und Raumteiler – Mit Paravents lassen sich visuell beruhigte Zonen schaffen und visuelle Ablenkungen beseitigen. Werden schallisolierte Wände gewünscht, die auch in Zukunft eine leichte und schnelle Anpassung der Räume gewährleisten, empfehlen sich flexibel einsetzbare Systemwände.
Rückzugsräume – Raum-im-Raum-Lösungen, sollten in allen Teilen des Büros leicht erreichbar und zugänglich sein, damit andere störende oder Diskretion erfordernde Aufgaben in dafür vorgesehenen Räumen erledigt werden können. Damit sich für vertrauliche Gespräche immer leicht ein geeigneter Ort finden lässt, sollten die Telefonzellen nach Möglichkeit in lärmberuhigten Zonen aufgestellt werden. Besprechungsräume und Räume für konzentriertes Arbeiten wiederum sollten in Zonen für Teamarbeiten oder in offenen Zonen platziert werden. Stellen Sie sicher, dass hinreichend viele verschiedene Rückzugsräume zur Verfügung stehen und dass diese flexibel benutzt werden können.
Inneneinrichtung und Platzierung – Legen Sie deutliche und sinnvolle Gänge fest. Motivieren Sie die Benutzer des Büros, bestimmte Routen zu nehmen und zu vermeiden an für konzentriertes Arbeiten vorgesehenen Arbeitsplätzen vorbeizugehen. Der Weg zu Telefonzellen und Toiletten sollte deutlich ausgeschildert sein. Platzieren Sie die Rückzugsräume so, dass man von den Arbeitsplätzen sehen kann, ob sie frei oder belegt sind. Durch eine sorgfältig geplante Arbeitsumgebung, in der man sich problemlos bewegen kann, lassen sich unnötige Störungen in den gemeinschaftlich genutzten Räumen vermeiden.
Treffpunkte – Legen Sie auch für Treffpunkte fest, welchem Zweck sie dienen sollen. Für Gespräche und lärmberuhigtes Arbeiten werden mit Hilfe von Einrichtungen eigene Zonen gebildet. Ist im Büro zum Beispiel eine erholsame Sofaecke oder Hängematte geplant, sollte diese nicht im geräuschvollsten Teil des Pausenraums platziert werden.
Regeln – Für verschiedene Zonen und Räume sollten Nutzungsregeln vereinbart werden. Machen Sie deutlich, welcher Raum oder Bereich welchem Verwendungszweck dient und weisen Sie die Bediensteten diesbezüglich ein.
Lagepläne und Kommunikation zur Nutzung der Räume – Bei Bedarf können auch verschiedene Reservierungssysteme eingesetzt werden, um die Auslastung der einzelnen Zonen und die Ansprechbarkeit der Bediensteten zu kommunizieren. Will jemand nicht unterbrochen werden, kann er/sie dies mit einem Kalendervermerk oder auf eine andere vereinbarte Weise signalisieren. Auch Lagepläne und die Installation von Sensoren können probate Hilfsmittel sein, um schnell sehen zu können, ob in einem Arbeitsbereich noch Platz ist. Diese Lösung verhindert vor allem in großen, mehrgeschossigen Bürolandschaften unnötiges Hin-und-Herwandern. Rückzugsräume sollten grundsätzlich nicht im Voraus reservierbar sein, denn sie beruhigen die Arbeitsumgebung am besten, wenn sie bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen.
Ruheräume nicht vergessen – In einer flexiblen Arbeitsumgebung schaut man nicht so genau auf die Uhr. Die Arbeitsumgebung sollte auch dazu anregen, zwischendurch kurz abzuschalten. Eine Erholungspause in einem ruhigen Raum steigert die Produktivität mehr als am eigenen Schreibtisch in den sozialen Medien zu surfen. Reservieren Sie also auch Raum für Pausen, in denen man nicht an die Arbeit denken muss und die Selle baumeln lassen kann. Nach einer intensiven Besprechung hat man vielleicht das Bedürfnis, einen Moment abzuschalten, bevor man sich an die nächste Aufgabe macht.