Spielregeln steigern Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit

Arbeitnehmer möchten ihre Arbeit in einer Umgebung verrichten, die ihnen hilft, die gewünschte Leistung zu erbringen, eine Umgebung, in der sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und ihre Aufgaben erledigen können. Dasselbe wünschen sie sicher auch ihren Kolleginnen und Kollegen.

Wann immer in einem gemeinschaftlich genutzten Raum ein Telefon klingelt – oder wenn man selbst jemanden anrufen muss – werden die anderen bei ihrer Arbeit gestört. Für viele sind Handys und Telefongespräche ein zentrales Element ihrer Tätigkeit.

Je offener die Arbeitsumgebung ist, desto weiträumiger sind Telefonate zu hören. Je lauter man am Telefon spricht, desto größer der entsprechende Störfaktor.

Für die Mitarbeiterzufriedenheit und konzentriertes Arbeiten ist es wichtig, dass in der Arbeitsorganisation vereinbart wird, welches Verhalten bei Telefongesprächen und anderen Geräusche verursachenden Tätigkeiten in offenen Büroräumen erwartet wird. So kann man beispielsweise abmachen, ob Telefongespräche am eigenen Arbeitsplatz geführt werden können, ob man sich dazu in eine separate Telefonzelle oder einen Besprechungsraum zurückzieht oder ob man dazu das Büro verlässt und im Empfangsbereich telefoniert.

Jährlich bis zu einem Monat Produktivitätsverlust durch Unterbrechungen – pro Arbeitskraft!

Es dauert etwa 15 Minuten, bis man nach einer Unterbrechung wieder das ursprüngliche Konzentrationsniveau erreicht. Telefongespräche sind aber nicht die einzigen potenziellen Störfaktoren in der Arbeitsumgebung. Auch Druckergeräusche, das Rascheln von Lebensmittelverpackungen, starke Gerüche und Düfte oder hin- und hergehende Bedienstete können andere von der Arbeit ablenken. Wie Bedienstete ihre Arbeitsumgebung, Arbeitsbedingungen und Störfaktoren empfinden ist sehr unterschiedlich.

Wenn man sich in der Arbeitsumgebung nicht konzentrieren kann und die Gedanken ständig abschweifen, wirkt sich dies unweigerlich auf die Leistungsfähigkeit der Bediensteten und dadurch letztendlich auf die Produktivität ihrer Arbeit aus.

Wenn jeder Bedienstete in einem Großraumbüro durchschnittlich 36 Minuten effektive Arbeitszeit pro Tag verliert, kommen pro Woche 3 Stunden und im Monat 12 Stunden zusammen. Im Jahr summiert sich das nahezu auf einen ganzen Monat. Pro Arbeitskraft!

Arbeitsumgebung auf Vordermann bringen

Grundvoraussetzung für eine zweckmäßige Arbeitsumgebung ist, dass die zum Arbeiten vorgesehenen Räumlichkeiten so ausgelegt sind, dass sie den allgemeinen und besonderen Bedürfnissen und Anforderungsprofilen der Beschäftigten gerecht werden. Bei der Planung sind u. a. die Akustik, die Platzierung der Arbeitsplätze, die Minimierung visueller Störfaktoren und die allgemein vereinbarten Nutzungsregeln zu beachten.

Darüber hinaus sollte man sich bewusst machen, dass sich offene Büroflächen nicht für alle Arten von Arbeiten eignen. Auf jeden Fall nicht für absolute Konzentration erfordernde Sachverständigenarbeit oder Aufgaben, deren Bearbeitung Diskretion und Vertraulichkeit erfordern.

Hat man jedoch festgestellt, dass ein Großraumbüro für die Tätigkeit der Organisation nützlich ist, rücken die Vereinbarung und Einhaltung einheitlicher Verhaltensweisen in den Vordergrund.

Einfache Spielregeln, an die sich im Büro alle halten können

Die besten Spielregeln sind einfach und logisch, und deren Einhaltung wird als sinnvoll empfunden. Sie lassen sich leichter einprägen als die Abseitsregeln eines Mannschaftssports oder die Spurwahl in einem komplexen Kreisverkehr.

Je komplizierter die Regeln, desto eher werden Sie „aus Zeitmangel“ ignoriert.

Zum Glück ist es nicht schwer, z. B. auf Basis folgender Gedanken einfache Verhaltensregeln fürs Büro zu formulieren:

• Keine Gespräche über die Paravent hinweg. Für kurze Gespräche begibt man sich zum Arbeitsplatz des Bediensteten. Für ausführlichere Besprechungen ist ein Rückzugsraum zu benutzen.
  
• Mobiltelefone und andere Mobilgeräte werden stummgeschaltet. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes das Telefon mitnehmen, damit es nicht wenig später auf dem Schreibtisch surrt.
  
• Für Telefongespräche nach Möglichkeit immer in die Telefonzelle gehen.
  
• Telefonzellen und Rückzugsräume können nicht reserviert werden. Dadurch wir sichergestellt, dass jederzeit sofort freie Räume zur Verfügung stehen. (Dabei muss natürlich sichergestellt sein, dass davon genügend vorhanden sind.)

Gibt es in der Bürolandschaft keinen Platz für die in Multi-Space-Büros typischen lärmberuhigten Räume, kann die Organisation für konzentriere Arbeiten auch lärmberuhigte Zeitfenster vereinbaren, damit sich alle zumindest eine Zeitlang ungestört auf die eigenen Aufgaben konzentrieren können.