So bringen Sie Ruhe in die Arbeitsumgebung: Zeitmanagement und Arbeitsumgebung auf Vordermann bringen

Wenn man ständig unterbrochen wird, ist es schwierig, wieder zur Sache zu kommen. Das kann zu einer sog. Prokrastination, einer pathologischen Störung („Aufschieberitis“) kommen, durch die man immer wieder Arbeiten unnötig verschiebt. Wenn man das Gefühl hat, dass es zu schwer ist, sich zu konzentrieren, versucht man es erst gar nicht. Arbeiten ständig aufzuschieben ist eine Art, sich selbst zu sabotieren: Statt sich an die Arbeit zu machen, hängt man lieber im Pausenraum ab oder surft in den sozialen Medien herum, bis ein enormer Zeitdruck entsteht.

Sabotieren Sie sich bei Ihrer Arbeit selbst?

Sich selbst bei der Arbeit zu sabotieren, führt Untersuchungen zufolge leicht zu einem Teufelskreis. Je mehr sich Bedienstete bei ihrer Arbeit selbst sabotieren, desto schwerer fällt es ihnen, die nächste Aufgabe in Angriff zu nehmen. Wissenschaftlern zufolge wird jede Unterbrechung oder Störung quasi als Beleg dafür empfunden, dass „ich nicht in der Lage war, die Aufgabe zu erledigen“.

Wird die Arbeit durch abschweifende Gedanken zehn Mal in einer halben Stunde unterbrochen, ist man zehn Mal von sich selbst enttäuscht. Es ist schlichtweg demotivierend, wenn jedes Mal schon eine kleine Enttäuschung vorprogrammiert ist.

Die Konzentrationsfähigkeit durch Zeitmanagementtechniken unterstützen

Wird die Konzentrationsfähigkeit durch verschiedene Impulse aus der Arbeitsumgebung und ständige Unterbrechungen gestört, sollte man die Schuld nicht bei sich selbst suchen. Viele von uns können sich morgens am besten konzentrieren: Das Gehirn ist ausgeruht und es ist leichter, sich in seine Aufgaben zu vertiefen, bevor wir uns ständig mit anderen austauschen. Um die Konzentrationsfähigkeit zu verbessern, ist es wichtig, solche Methoden und Zeitpläne zu wählen, die am besten zum eigenen natürlichen Tagesrhythmus passen.

Einer Theorie zufolge sollte man jeden Tag nur eine wichtige Aufgabe priorisieren und diese gleich am Morgen erledigen. Das „Eat the frog“ -Prinzip basiert auf der Befriedigung, etwas erledigt zu haben: Was kann schon passieren, wenn man gleich am Morgen die schwierigste Aufgabe erledigt, sprich den Frosch gegessen hat? Das Prinzip hilft dabei, zu erkennen, welche Aufgaben in der To-do-Liste tatsächlich die wichtigsten sind und für welche man die produktivsten Stunden des Tages nutzen sollte.

„Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.“ (Erledige das Schlimmste am Morgen – schlimmer kann es nicht werden.)

Mark Twain

Eine weitere einfache Technik ist es, ähnliche Aufgaben hintereinander in einem Aufwasch zu erledigen. Zu diesem Zweck kann man in seinem Terminkalender ganze Tage für konzentriertes individuelles Arbeiten reservieren und versuchen, Besprechungen auf bestimmte andere Tage oder Nachmittage anzusetzen.

Das Wichtigste ist, dass man bestimmte Tage der Arbeitswoche für spezifische Aufgaben reserviert und versucht an diesen Tagen eventuelle Störfaktoren auszuschalten. Seinen Zeitplan in Macher- oder Manager-Tage zu gliedern, kann hilfreich sein, wenn es schwer zu sein scheint, Zeit für konzentrierte Einzelarbeit zu finden.

Kommunikation und Rückzugsräume helfen, Grenzen zu ziehen

Gespräche anderer zählen zu den üblichsten Störfaktoren in offenen Bürolandschaften. Gleichzeitig ist es ohne Kommunikation nicht möglich, ein ungestörtes und konzentriertes Arbeiten zu gewährleisten.

Unterbrechungen lassen sich reduzieren, indem man die in der Arbeitsumgebung geltenden Spielregeln einhält und andere offen über die eigenen Zeitpläne informiert. Es empfiehlt sich, auch für die Kommunikation Spielregeln zu vereinbaren. So sollte man sich zum Beispiel überlegen, ob es sinnvoll ist, in einem offenen Büroraum ein Gespräch anzufangen. In vielen Büros ist es nicht zulässig, Bedienstete, die in Rückzugsräumen arbeiten oder Kopfhörer tragen, zu unterbrechen. Unnötige Unterbrechungen lassen sich auch dadurch reduzieren, dass man Kalenderansichten mit Teammitgliedern teilt und allen deutlich macht, dass man sich etwas mehr Ruhe wünscht.

Völlig offene Büroräume können nur selten allen Bedürfnissen gerecht werden. Deshalb ist es sinnvoll, in offenen Büros nach Möglichkeit verschiedene Zonen bilden und mit Paravents und Rückzugsräumen auszustatten. Um bei Bedarf ungestört arbeiten zu können, müssen lärmberuhigte und visuell beruhigte Räume zur Verfügung stehen.

Mit Hilfe von Rückzugsräumen lassen sich die Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten schnell verbessern, und zwar ohne aufwendige Renovierungen! Rückzugsräume können für konzentriertes Arbeiten oder als Gesprächsräume vorgesehen werden. So oder so, in der Arbeitsumgebung wird es jedenfalls ruhiger, wenn es für bestimmte Aufgaben spezielle Zonen gibt.