Möchten Sie die Produktivität erhöhen? Schaffen Sie Räume für ungestörte Kopfarbeit.

Die Blütezeit der Großraumbüros begann um die Jahrtausendwende. Aber schon bald begann auch eine Diskussion über die Nachteile offener Bürolandschaften. Als größtes – wenn auch nicht einziges – Problem wurde der Lärm und die damit verbundene Schwierigkeit, sich zu konzentrieren, identifiziert.

Das ist nicht nur ein großes Problem, sondern auch ein teures. Untersuchungen haben ergeben, dass es etwa 15 Minuten dauert, bis man nach einer Unterbrechung wieder das ursprüngliche Konzentrationsniveau erreicht.

Wie oft werden Sie in der Stunde, am Tag, in der Woche, im Monat oder im Jahr bei der Arbeit unterbrochen? Wenn man sich das einmal vor Augen führt, bekommt man ein gute Vorstellung dessen, wie viel effektive Arbeitszeit und letztendlich Produktivität man durch Unterbrechungen verliert.

Die Evolution hat die Art, wie wir auf Störungen reagieren, quasi vorprogrammiert.

Als unsere Urahnen vor Tausenden von Jahren noch Jäger und Sammler waren, beobachteten sie bei der Nahrungssuche unterbewusst immer alles, was um sie herum vorging. Das war überlebenswichtig, um auf eventuelle Gefahren reagieren zu können.

Zwar hat der Mensch heute ganz andere Arbeitsaufgaben als in der Steinzeit, doch unsere grundlegenden Schutzmechanismen funktionieren auch heute noch. Im Großraumbüro können nicht überhörbare Gespräche, klingelnde Telefone oder Renovierungsgeräusche im Nachbarbüro unser eingebautes „Warnsystem“ aktivieren. Bei unseren Urahnen löste dieses System die Vorbereitung auf einen Überlebenskampf aus, bei Büroangestellten von heute eine Unterbrechung der Arbeit.

Vom Großraumbüro zum Multispace-Büro

Heute sind bereits die meisten neuen und sanierten Geschäftsräume als Multispace-Bürolandschaften ausgelegt. Durch Multispace-Lösungen lassen sich die für Großraumbüros typischen Probleme vermeiden, indem man unterschiedliche Arbeitsumgebungen für bestimmte Verwendungszwecke reserviert: Gruppenarbeitsräume für Teamarbeiten, lärmberuhigte Räume für konzentriertes individuelles Arbeiten, Besprechungsräume sowie hinreichend Einzelarbeitsplätze.

Grundidee eines Multispace-Büros ist es, dass die Bediensteten ihren Arbeitsplatz nach den Anforderungen der jeweils anstehenden Aufgabe wählen können. Dabei ist es hilfreich, für jeden Raum klare Nutzungsregeln zu vereinbaren: z. B. wo und wann man andere Bedienstete stören kann und wann nicht sowie andere raumspezifische Verhaltensregeln.

Um die Verfügbarkeit von lärmberuhigten Räumen sicherzustellen kann man beispielsweise vereinbaren, dass ein solcher Raum nur dann belegt werden darf, wenn man absolut ungestört arbeiten muss, und dass man, wenn man den Raum für mehr als eine Stunde verlässt, seine Sachen mitnimmt und so den Raum für andere freigibt.

Offene Büroräume funktionieren besser, wenn es lärmberuhigte Räume gibt

Gut funktionierende Multispace-Bürolandschaften erfordern eine sorgfältig geplante Raumaufteilung und gemeinsam vereinbarte Spielregeln. Ein genauso wichtiger, wenn nicht der wichtigste Faktor ist der Lärmschutz. Der Lärmschutz muss in allen Räumen gut funktionieren, um allen ein ungestörtes Arbeiten zu ermöglichen.

Besonders wichtig ist der Lärmschutz in offenen Büroräumen. Die Funktionstüchtigkeit von Multispace-Büros steht und fällt zweifellos mit der Zweckmäßigkeit und Benutzerfreundlichkeit der offenen Büroräume.

Gibt es extreme Unterschiede bei den Arbeitsbedingungen in offenen und lärmberuhigten Räumen, kann der Bedarf, sich in Ruhe auf die Arbeit zu konzentrieren, wichtiger sein als die Spielregeln. Dann kann es vorkommen, dass lärmberuhigte Räume als Einzelarbeitsplätze „reserviert“ werden. Das kann zu Unstimmigkeiten unter den Bediensteten führen.

Wird hingegen die Arbeit im offenen Büroraum als angenehm empfunden, werden die für lärmberuhigtes Arbeiten vorgesehenen Räume und Besprechungsräume für den vorgesehen und vereinbarten Zweck benutzt.

Die Funktionstüchtigkeit offener Büroflächen lasst sich mühelos verbessern, indem man sie mit einer hinreichenden Anzahl an leicht und schnell verfügbaren, schallisolierten Rückzugsräumen wie Telefonzellen, kleinen Besprechungsräumen uns sonstigen erforderlichen Miniräumen ausstattet.

Danach ergeben sich die Spielregeln für die offene Bürofläche wie von selbst: Wer telefonieren oder mit anderen ein schnelles Standup-Meeting abhalten muss, benutzt einfach einen Rückzugsraum.

Es empfiehlt sich auch zu vereinbaren, dass Rückzugsräume nur solange benutzt werden wie nötig. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass bei Bedarf alle die Möglichkeit haben, einen Rückzugsraum zu benutzen. Für ununterbrochen mehr als eine Stunde dauernde lärmberuhigte Arbeitsphasen kann man sich in einen lärmberuhigten Raum zurückziehen.

Schallisolierung ist alles

Beim Auswählen und Vergleichen von Raum-im-Raum-Lösungen sollte der Schallisolierung oberste Priorität beigemessen werden.

Mitten im Büro eine Box mit vier Wänden aufzustellen, reicht nicht aus. Um Ruhe in die Arbeitsumgebung zu bringen, muss der Raum über mit einer effizienten Schallisolierung ausgestattet sein.

Telefonzellen und Besprechungsräume funktionieren nur dann, wenn das was in ihnen besprochen wird, nicht nach außen dringt und wenn drinnen keine Geräusche von außen zu hören sind. Es ist vor allem die Schallisolierung, von der es letztendlich abhängt, ob eine Raum-im-Raum-Lösung die gewünschte Verbesserung des Lärmpegels, der Benutzerfreundlichkeit und der Diskretion bringen kann.

Bei der Planung von Raumlösungen empfiehlt es sich, in einer frühen Phase Sachverständige hinzuzuziehen und vor allem die Schallisolierung der zu vergleichenden Miniräume selbst auszuprobieren.